Примеры работы Albetty

Данный процесс предусматривает наличие нескольких основных документов. Здесь и далее под словом «Документ» подразумевается не конкретная бумага (чертеж, накладная, акт и т.д.), а некий общий логический процесс (задача), который по ходу выполнения обрастает дополнительной конкретной документацией. Основанием для завершение одного и формированием другого Документа, в данном случае служит изменение статуса заказа (например: «Заказ на оформлении», «Заказ принят», «Заказ передан в производство» и т.д.).

В данном процессе принимают участие несколько действующих лиц. Причем одно и то же действующее лицо (например, диспетчер или конструктор) принимает участие в процессе несколько раз на разных стадиях и при этом имеет различные права доступа. В связи с этим, в схеме одно и тоже действующее лицо появляется несколько раз и отображается разными цифрами.

Например: Д1 и Д2 – это одно и то же действующее лицо – диспетчер – на разных стадиях процесса и работающий с разными Документами.

Действующее лицо	Обозначение на схеме
Менеджер салона	М1 и М2
Администратор салона	АС
Диспетчер	Д1, Д2, Д3, Д4, Д5
Администратор диспетчера	АД
Конструктор	К1 и К2
Производство	П1 и П2
Бухгалтерия	Б1 и Б2
Снабжение	С1 и С2
Сборщики	Сб1 и Сб2
Транспортный отдел	Т

Для удобства ознакомления приведенная схема процесса снабжена всеми необходимыми комментариями. Наведите мышкой на то или иное действующее лицо (кружок) или тот или иной процесс (стрелочка) и Вы получите необходимые краткие комментарии.

• Менеджер в салоне (на схеме М1) принимает заказ от клиента, тем самым формируя в данной схеме Документ 1 со статусом заказа: «Оформлен». Статус Менеджера в данном случае: Автор Документа (далее Автор)
• После оформления Менеджер передает заказ на проверку Администратору салон. Статус администратора: Контролер. В результате проверки заказ возвращается к Менеджеру
• Менеджер, после проверки Администратором салона, передает заказ на согласование Диспетчер (Д1). Статус Диспетчера в данном случае: Подписант.
• Диспетчер одновременно передает заказ на согласование Конструктору (К1), в Бухгалтерию (Б1),  в службу Снабжения (С1) и на Производство (П1). У каждой из этих служб на данном этапе статус: Подписант.
• Получив от ВСЕХ  указанных служб согласование (реализован алгоритм обязательной совместной обработки документа («от всех») или алгоритм «И»), Диспетчер отправляет заказ на окончательную проверку Администратору диспетчеров (АД) Статус: Подписант
• После подписания Администратором диспетчеров документ возвращается Менеджеру и Администратору салона. Документ 1 выполнен (закончен). Статус заказа меняется на «Подписан»
• Менеджер салона окончательно оформляет заказ, тем самым формируя Документ 2, и снова направляет его Диспетчеру. Статус: Автор
• Администратор салона генерирует отчет о принятии заказ, тем самым формируя Документ 3, и также направляет его Диспетчеру. Статус: Автор
• Диспетчер, получив Документы 2 и 3 меняет статус заказ на «Заказ принят», присваивает заказу номер, устанавливает сроки изготовление, окончательную стоимость и т.д., тем самым завершая Документы 2 и 3 и формируя Документ 4. Обратите внимание: Диспетчер тот же, что и в предыдущем случае (на стадии «Заказ оформлен»). Однако его статус в процессе меняется. В связи с этим он обозначен как отдельный участник процесса (вместе Д1 в схеме появляется Д2). Статус Диспетчера в работе надо Документом 4: Автор.
• Документ 4 Диспетчер отправляет Конструктору (К2) для разработки отчетно-конструкторская документации. Статус Конструктора при работе с Документом 4: Исполнитель. На этой стадии к Документу 4 присоединяется вся отчетно-конструкторская. Каждый конкретный документ (отчет, смета, чертежи, карты раскроя, схемы сборки и т.д.) представляют из себя отдельные файлы ПРОИЗВОЛЬНЫХ форматов (сделанные и сохраненные в разных программных продуктах). Никаких ограничений на количество, размер, формат и т.д. присоединенных к Документу файлов в системе Albetty не существует. В результате Конструктор меняет статус  заказа на «На производство», тем самым завершая Документ 4 и формируя Документ 5. Статус Конструктора при работе с Документом 5: Автор
• После подписания Конструктором Документ 5 автоматически попадает всем службам, задействованным в процессе производства. В нашей схеме это Снабжение, Производство, Сборщики. При работе с Документом 5 все эти службы имеют статус: Исполнитель.
• В том случае, если хотя бы одна из служб не может выполнить свою работу по данному заказу Документ поступает к Диспетчеру (Д3) и он останавливает процесс. Статус заказа «Невозможность выполнения» и «Отказ». На этом рассматриваемый процесс заканчивается – вступают в силу другие механизмы (переговорные, судебные и т.д.) не рассматриваемые в данном процессе. В данном случае реализуется алгоритм «один из», т.е. алгоритм «ИЛИ».
• В том случае, если от ВСЕХ (алгоритм «И») служб к Диспетчеру поступает отчет о выполнении работы, Диспетчер (Д4) меняет статус заказа на «Сделано», тем самым заканчивая Документ 5 и формируя Документы 6. Статус Диспетчера: Автор
• Документ 6 – окончательное согласование Диспетчера (Д4) всех финансовых составляющих заказа с Бухгалтерией (Б2). Статус Бухгалтерии при работе с Документом 6: Подписант
• После согласования с Бухгалтерией Диспетчер формирует Документ 7 на организацию доставки и сборки готового заказа. Статус Диспетчера: Автор
• Документ 7 последовательно проходит Транспортную службу и сборщиков (у обоих при работе с Документом 7 статус: Исполнитель) и возвращается к Диспетчеру в виде отчета о выполнении работ.
• Диспетчер (Д5) меняет статус заказа на «Выполнен», что означает завершение Документа 7 и окончание всего процесса

Несмотря на достаточную сложность схемы описанного бизнес- процесса, он реализуется в системе Albetty очень быстро и просто. В свою очередь это позволяет автоматизировать весь процесс, избежать огромного количества бумажных документов, траты времени на согласование и подписание документов в отдельных инстанциях, а также отслеживать протекание данного процесса на любой его стадии в соответствии с правами доступа.

Единственное условия: четкое понимание самого бизнес процесса (по сути, наличие прорисованной на бумаге схемы) и статусов участвующих в процессе сотрудниов и подразделений.

Напоминаем Вам, что в данном примере, как и в любой схеме бизнес – процессов участвуют несколько пользователей. Каждый из них имеет на каждом этапе определенные права доступа к документам и имеет определенный статус (подробности описаны выше). Поэтому для того, чтобы полностью просмотреть весь бизнес – процесс глазами всех его участников, необходимо заходить в систему под разными пользователями, используя разные имена (логины) и пароли. Для удобства работы с конкретным примером, пароль для входа совпадает с именем пользователя

Например, если Вы хотите просмотреть документы и принцип работы Менеджера Салона необходимо зайти под именем: ms и паролем ms.

Соответствующие имена и пароли приведены в таблице:

Как видно из схемы наиболее интересными с точки зрения многообразия документов и участия в процессе являются  позиция Диспетчера, а также те позиции, которые участвуют в согласовании заказа (конструктор, производство, бухгалтерия и т.д.). Наименее интересной является позиция транспортного отдела. Однако Вы можете войти в систему и рассмотреть пример от имени любого действующего лица.

Обратите Ваши внимание на то, что под этими именами и паролями в систему можете заходить не только Вы, но и любой посетитель нашего сайта, желающий ознакомиться с данными примером. В связи с этим возможны некоторые ограничения:

1. Ограничение: Вы не можете войти в систему под конкретным именем.

   Причина: В данный момент в системе кто-то находится под данным именем и паролем.

   Появление данного ограничения абсолютно естественно – в реальных условиях в одной системе не может находится несколько пользователей под одним именем и паролем. Иначе это противоречило бы условиям безопасности и разграничения прав доступа

   Действия: Зайдите в систему под другим именем и посмотрите работу системы со стороны другого действующего лица. В самое ближайшее время интересующее Вас имя и пароль освободятся и Вы сможете зайти в систему от интересующего Вас действующего лица.

2. Ограничение: Помимо указанных в приведенной схеме бизнес - процесса документов, у данного действующего лица в списке есть другие документы, не относящиеся к данному примеру.

   Причина: Поскольку Вы как и любой другой посетитель, заходящий в систему под тем или иным именем, приведенном  в примере, может не только наблюдать за процессом, но и вносить те или иные изменения в него (тем самым изучая принципы работы), не исключен вариант того, что кто-то до Вас создал, сохранил, провел и т.д. те или иные документы.

   Они, естественно, сохранены в системе.

   Действия: Не обращайте внимание на «посторонние» документы при изучении интересующего Вас примера. Кроме того, в реальной жизни то или иное действующее лицо участвует в нескольких разных бизнес – процессах, так что наличие «посторонних» документов только приближает рассматриваемый пример к реальной работе на предприятии.

3. Ограничение: При повторном заходе в систему под одним и тем же именем, Вы замечаете, что с созданными Вами документами произошли те или иные изменения, которые Вы сами не производили

   Причина: Причина та же, что и в предыдущем пункте.

   Действия: Отнестись с пониманием к данному ситуации. Указанные имена и пароли общедоступны. В реальной системе имена и пароли доступны конкретному пользователю и любые изменения и дополнения соответствующие его статусу может выполнять только он.

   Во избежание подобных ситуаций постарайтесь не вносить изменения  в документы созданные не Вами.

4. Ограничение: Созданный Вами документ или внесенные изменения в документы примера вернулись в исходное состояние при повторном заходе под тем или иным именем.

   Причина: В следствие причин, указанных в пп. 1 и 3 в системе регулярно будет проходить очистка от «посторонних» документов, а документы, относящиеся к примеру будут возвращаться в исходный статус. В том случае, если мы не будет проделывать этого, приведенные в системе документы под воздействием посетителей очень быстро потеряют какую-либо связь с описанным в примере бизнес – процессом.

Помните, что работа в системе под указанными именами – это всего лишь пример и относиться к нему следует соответственно.

В том случае, если Вы хотите поработать в демонстрационной версии без участия посторонних лиц и в условиях максимально приближенным к началу работы с реальной системой Albetty, обратитесь в нашу службу технической поддержки по телефону: (495) 250-65-52 или по e-mail: albetty@polysoft.ru и мы сможем предоставить Вам индивидуальное имя (логин) и пароль для полноценного доступа в систему. При этом Вы будите работать в полноценной системе, не имея никаких ограничений.

Данное имя и пароль будут действовать в течение одного месяца с момента предоставления.

В том случае, если Вы хотите поработать в демонстрационной версии системы Albetty без использования WEB-технологий, обратитесь в нашу службу технической поддержки мы вы вышлем Вам по почте демонстрационный диск, содержащий в себе как демо-версию, так и всю необходимую документацию.